ПАМЯТКА
руководителям ликвидируемых организаций по обеспечению сохранности
документов по личному составу
В соответствии со статьей 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»документы по личному составу подлежат хранению в организациях в течение 75 лет и служат для исполнения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, размере заработной платы и т.д.
Согласно статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организаций всех форм собственности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.
К документам по личному составу относятся:
- приказы по личному составу;
- лицевые счета по заработной плате и (или) расчетные ведомости;
- списки личного состава;
- тарификационные ведомости;
- табели учета рабочего времени (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда);
- акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним;
- книги учета приема, перемещения и увольнения работников;
- книги (журналы) учета движения трудовых книжек;
- личные дела уволенных работников;
- личные карточки (ф.Т-2) уволенных работников;
- невостребованные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, дипломы и пр.) и другие документы, долговременные сроки хранения которых определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный № 18380).
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива, передают на хранение в архивы следующие управленческие документы, используемые для исполнения запросов социально-правового характера:
- учредительные документы (устав, положение, изменения и дополнения к ним, свидетельство о регистрации, постановления, приказы и др.);
- документы о ликвидации организации (решение арбитражного суда, решение собрания акционеров, учредителей, постановления, приказы)
- протоколы собраний акционеров (учредителей)
- штатные расписания (штатные расстановки), дополнения и изменения;
- списки акционеров;
- ведомости начисления дивидендов;
- документы о награждении работников (представление, наградные листы, протоколы вручения наград).
Прием документов архивными учреждениями от организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии(зарегистрированы Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059).
При работе с архивными документами организации руководствуютсяОсновными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, приказ Главархива СССР от 05.09.85 № 263).
В соответствии с действующими нормативными правовыми актами председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий) обязан обеспечить сохранность архивных документов и организовать:
- Проведение сплошной проверки наличия дел и их физического и санитарно-гигиенического состояния.
- Информирование государственного или муниципального архива о начале процесса ликвидации организации для проведения обследования состава документов, оказания необходимой методической помощи и решения вопроса о месте дальнейшего хранения документов. Представителям ликвидируемых организаций на территории г. Змеиногорска и Змеиногорского района Алтайского края следует обращаться в архивный отдел Администрации Змеиногорского района по адресу: ул. Шумакова, 9, г. Змеиногорск, 658480, тел. 2-10-42, 2-13-10. Адрес веб–сайта http://змеиногорский-район.рф/arhivnoe_delo/. Электронный ящик архивного отдела: ar01214@yandex.ru.
- Проведение работ по упорядочению документов (проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел и т.д.), для чего предусмотреть средства на их упорядочение при составлении сметы расходов по ликвидации организации. Необходимо учесть, что процесс обработки, описания и передачи на хранение документов по личному составу может быть длительным в зависимости от срока существования организации и объема дел. Упорядочение документов может быть проведено силами работников организации или с помощью сторонних специалистов на платной основе.
- Составление описей дел по личному составу и научно-справочного аппарата к ним.
- Представление описей дел на согласование с архивным отделом Администрации Змеиногорского района.
- Передачу по акту приема-передачи архивных документов на хранение в архивный отдел Администрации Змеиногорского района с заключением договора о передаче документов.
Санкции за нарушение требований архивного законодательства предусмотрены Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (статьи 13.20, 13.25), а также Уголовным кодексом Российской Федерации (статья 325).